ניהול פרוטוקול ישיבה במחברת אדומה נראה טוב בעיקר בסדרות טלוויזיה, אך במציאות מדובר במשימה סיזיפית במיוחד. אם נמאס לכם לשבור את האצבעות, ואת העפרונות, נסו שירותי תמלול הקלטות לעסקים. טיפים למתחילים בכתבה הבאה.
כתיבת פרוטוקול? זה כל כך 1988
בעבר מקצוע הקלדנות רווח במגזר העסקי ושימש את אנשי העסקים עבור תיעוד סיכומי ישיבות, פרוטוקולים, מאמרים עסקיים, הקלדת אינדקסים ודו"חות מכל הסוגים וצורות.
כיום השימוש בקלדנים פחות נפוץ ומרבית אנשי העסקים עברו לתיעוד באמצעות תמלול. השניים דומים מאוד שכן מטרת שניהם הוא להעלות על הכתב את הנאמר.
קלדנות מתבצעת כאשר מזמינים קלדן או קלדנית אשר מצטרפים לישיבה ותוך כדי השיחה מעלים על הכתב את הנאמר. בעוד שתמלול מתבצע על ידי הקלטת השיחה ברשמקולים מקצועיים ולאחר מכן המתמלל ממיר את הקלטת האודיו לטקסט על ידי הרצת הקלטת ועצירתה במטרה לתעד בצורה מדויקת את שנאמר.
הרשמקול זוכר הכל
על תמלול לשקף בצורה מדויקת את כל מה שהתרחש בישיבה, לייצר פרוטוקול מסודר וקריא. שימו לב – חברת התרגומים צריכה לספק לכם תמלילנים ותמלילניות שעברו הכשרה מקצועית ומקיפה אשר יכולים לבצע עבודה מורכבת זו על הצד הטוב ביותר ולספק תמלול מקצועי וקביל.
שירותי תמלול מיועדים למגוון רחב של חברות, מטרות, אנשים פרטיים וגופים ביניהם בתי המשפט, חוקרים אקדמאים וחוקרים פרטיים המבצעים מעקבים, פגישות עם חשודים והקלטות טלפוניות. סטודנטים נעזרים בשירות זה לביצוע עבודת גמר, וכן, עורכי דין, עיתונאים, קבוצות מיקוד, ישיבות וועדות, ישיבות מועצה, רופאים, תוכניות טלוויזיה ועוד.
תהליך העבודה של המתמלל כולל קבלת הנחיות מהמזמין, התאמת והתקנת ציוד ההקלטה בחדר הישיבות, רישום המשתתפים ומקומות ישיבתם, הקלטת הישיבה באמצעות מיקרופונים באיכות קול גבוהה, תמלול ומשלוחו במייל או בפקס. בית עסק המעוניין בכך יוכל לקבל את קלטת האודיו המקורית על גבי CD.
שמרו על המידע!
חברת התמלול מחויבת על פי חוק לשמור את הקלטות האודיו ואת המסמכים למשך שבע שנים. כך שגם אם אינכם זקוקים לקלטות בעת ביצוע התמלול הן יהיו נגישות לכם למשך התקופה באם תזדקקו להן במועד מאוחר יותר.
את הקלטות והמידע המתקבל מחברת התמלול יש לשמור במקום בטוח במשרד, במחשבים או בארון סגור. המידע ישמש אתכם במגוון הזדמנויות וחשוב לוודא איכותו ותקינותו.
בנוסף חשוב לדעת כי חברת התמלול מעבירה לכם את כל ההעתקים שברשותה, כך שהאחריות לגיבוי מוטלת עליכם. בהצלחה.